La posta elettronica rappresenta sempre il principale mezzo di comunicazione, soprattutto in un contesto aziendale.

Risulta evidente l'importanza di salvaguardare i messaggi di posta relativi alle comunicazioni avvenute, in particolar modo quelli inclusi nella cartella dei messaggi in arrivo.

Nonostante questa priorità, eseguire processi di backup della posta elettronica non è mai stato agevole a causa delle limitazioni dei programmi di posta.

Il funzionamento della posta elettronica, ovvero la gestione dei messaggi sul server, varia in base al protocollo utilizzato.

Oltre al più recente Exchange, la gestione dei messaggi della posta in arrivo è affidata ai protocolli Pop3 e Imap, i quali oltre alla differente modalità di ricezione, presentano un'evidente distinzione sul metodo di archiviazione dei messaggi.

Mentre utilizzando il protocollo Pop3 è possibile determinare un alleggerimento della memoria del server impostando l'eliminazione automatica dei messaggi dopo un certo periodo di tempo, il protocollo Imap non dispone di questa opzione, e per liberare spazio sul server di posta, occorre intervenire manualmente selezionando i messaggi da eliminare.

Come ben sai lo spazio che l'hosting o il provider di posta elettronica dedicano alla tua casella di posta, non è infinito; anzi, a seguito di una fitta corrispondenza messaggistica, potrebbe esaurire lo spazio di archiviazione in tempi brevi. Per questo motivo è necessario mantenere sempre efficiente questo spazio web eliminando copia dei messaggi meno recenti. Per forza di cose.

Ma così facendo, rischierei di perdere messaggi importanti che prima o poi, potrei aver esigenza di consultare.

Infatti il grande volume dei messaggi dovrà essere mantenuto sul pc, e sottoposto a backup periodici.

Per non correre il rischio di perdere e-mail importanti, è buona cosa eseguire periodicamente, dei backup della casella di posta.

Molti servizi di hosting web includono l'opzione di backup di posta all'interno dei loro servizi a pagamento.

Tale backup consente di ripristinare la condizione attuale delle cartelle di posta in caso di necessità.

Naturalmente non tutti si avvalgono di un servizio e-mail a pagamento; chiunque disponga di un account di posta privato probabilmente ha aperto una casella con uno dei principali provider di posta, tra cui Gmail, Yahoo, Libero, Hotmail...

Questi provider di posta, essendo completamente gratuiti, non includono backup di posta automatici sui loro server, per cui spetterà all'utente eseguire il salvataggio delle proprie cartelle di posta elettronica.

Prima di tutto dipende se gestisci la tua casella e-mail tramite programmi di posta come Outlook, Thunderbird, The Bat o altre applicazioni equivalenti, oppure se esegui tutte le operazioni dal portale online del tuo provider di posta, la cosiddetta webmail.

Nel primo caso, se utilizzi Microsoft Outlook puoi servirti delle risorse integrate all'interno del programma di posta, le quali grazie alla funzione Import/Export, ti consentiranno di esportare cartelle dei messaggi presso una destinazione a tua scelta, per poi importarle in caso di necessità.

In questo caso più che di un backup si tratta appunto di un'esportazione, ma ai fini della sicurezza non fa differenza.

Ogni esportazione ti garantirà una copia di sicurezza che potrai ripristinare sul pc ogni volta che vorrai.

Se invece sei uno di quelli che legge e invia e-mail tramite l'interfaccia online del provider, allora la gestione del backup è legata al tuo account. Per esempio Yahoo, Hotmail o Libero non dispongono di un sistema di esportazione delle cartelle.

Mentre con Gmail è possibile esportare i propri dati tramite un servizio messo a disposizione di Google, che si chiama Takeout.

Prenderò in considerazione solo l'applicazione di Outlook in quanto, sebbene a volte possa presentare alcune difficoltà, è l'unico programma che integra un tool import/export che consenta di esportare e importare dati come messaggi di posta, rubrica dei contatti e calendario.

Altri programmi come Thunderbird e Webmail Live presentano incredibili difficoltà a svolgere tale operazione, tanto da indurre l'utente a rinunciare.

Tutte le versioni di Microsoft Outlook includono l'opzione di esportazione dei messaggi di posta, oltre che di altre funzionalità quali rubrica e calendario.

Prendo come riferimento Outlook 2016 ma la seguente procedura si addice anche per altre versioni del programma.

Per esportare i tuoi messaggi di posta con Microsoft Outlook, una volta aperta l'applicazione, clicca su "File" sull'angolo superiore sinistro della pagina:

In alternativa per salvare i messaggi di posta elettronica, puoi ricorrere a degli appositi software esterni.

Ti citerò alcuni software gratuiti dedicati alla creazione di backup delle cartelle di posta elettronica, che puoi testare in prima persona per renderti conto del loro funzionamento:

Per salvare i messaggi di posta potresti anche ricorrere a un backup di sistema.

Tale soluzione, pur avendola lasciata per ultima, rappresenta probabilmente la miglior risorsa a tua disposizione, poiché in un colpo solo otterresti il backup della tua posta elettronica e quello del sistema, rappresentato dal disco C.

Non dovrai più eseguire due backup distinti, e magari in periodi differenti, ti basterà eseguire un solo backup del sistema per includere anche il salvataggio della posta.

A tal proposito ti invito a leggere la guida "Come eseguire il backup del pc".