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Come salvare i messaggi di posta

E-MAIL
La posta elettronica rappresenta sempre il principale mezzo di comunicazione, soprattutto in un contesto aziendale.
Risulta evidente l'importanza di salvaguardare i messaggi di posta relativi alle comunicazioni avvenute, in particolar modo quelli inclusi nella cartella dei messaggi in arrivo.
Nonostante questa prioritá, eseguire processi di backup della posta elettronica non é mai stato agevole a causa delle limitazioni dei programmi di posta.
Il funzionamento della posta elettronica, ovvero la gestione dei messaggi sul server, varia in base al protocollo utilizzato.
Oltre al piú recente Exchange, la gestione dei messaggi della posta in arrivo é affidata ai protocolli Pop3 e Imap, i quali oltre alla differente modalitá di ricezione, presentano un'evidente distinzione sul metodo di archiviazione dei messaggi.
Mentre utilizzando il protocollo Pop3 é possibile determinare un alleggerimento della memoria del server impostando l'eliminazione automatica dei messaggi dopo un certo periodo di tempo, il protocollo Imap non dispone di questa opzione, e per liberare spazio sul server di posta, occorre intervenire manualmente selezionando i messaggi da eliminare.
 
Perché occorre eseguire questo tipo di operazione sulla memoria di archiviazione del server di posta?
Come ben sai lo spazio che l'hosting o il provider di posta elettronica dedicano alla tua casella di posta, non é infinito; anzi, a seguito di una fitta corrispondenza messaggistica, potrebbe esaurire lo spazio di archiviazione in tempi brevi. Per questo motivo é necessario mantenere sempre efficiente questo spazio web eliminando copia dei messaggi meno recenti. Per forza di cose.
Ma cosí facendo, rischierei di perdere messaggi importanti che prima o poi, potrei aver esigenza di consultare.
Infatti il grande volume dei messaggi dovrá essere mantenuto sul pc, e sottoposto a backup periodici.
 
Come salvare i messaggi di posta elettronica
Per non correre il rischio di perdere e-mail importanti, é buona cosa eseguire periodicamente, dei backup della casella di posta.

Come eseguire backup di posta?
Molti servizi di hosting web includono l'opzione di backup di posta all'interno dei loro servizi a pagamento.
Tale backup consente di ripristinare la condizione attuale delle cartelle di posta in caso di necessitá.
Naturalmente non tutti si avvalgono di un servizio e-mail a pagamento; chiunque disponga di un account di posta privato probabilmente ha aperto una casella con uno dei principali provider di posta, tra cui Gmail, Yahoo, Libero, Hotmail...
Questi provider di posta, essendo completamente gratuiti, non includono backup di posta automatici sui loro server, per cui spetterá all'utente eseguire il salvataggio delle proprie cartelle di posta elettronica.

 
Per eseguire backup di posta esistono differenti approcci.
Prima di tutto dipende se gestisci la tua casella e-mail tramite programmi di posta come Outlook, Thunderbird, The Bat o altre applicazioni equivalenti, oppure se esegui tutte le operazioni dal portale online del tuo provider di posta, la coddetta webmail.

Nel primo caso, se utilizzi Microsoft Outlook puoi servirti delle risorse integrate all'interno del programma di posta, le quali grazie alla funzione Import/Export, ti consentiranno di esportare  cartelle dei messaggi presso una destinazione a tua scelta, per poi importarle in caso di necessitá.
 
In questo caso piú che di un backup si tratta appunto di un'esportazione, ma ai fini della sicurezza non fa differenza.
Ogni esportazione ti garantirá una copia di sicurezza che potrai ripristinare sul pc ogni volta che vorrai.
Se invece sei uno di quelli che legge e invia e-mail tramite l'interfaccia online del provider, allora la gestione del backup é legata al tuo account. Per esempio Yahoo, Hotmail o Libero non dispongono di un sistema di esportazione delle cartelle.
Mentre con Gmail é possibile esportare i propri dati tramite un servizio messo a disposizione di Google, che si chiama Takeout.

Vediamo come eseguire il backup delle e-mail tramite Outlook.
Prenderó in considerazione solo l'applicazione di Outlook in quanto, sebbene a volte possa presentare alcune difficoltá, é l'unico programma che integra un tool import/export che consenta di esportare e importare dati come messaggi di posta, rubrica dei contatti e calendario.
Altri programmi come Thunderbird e Webmail Live presentano incredibili difficoltá a svolgere tale operazione, tanto da indurre l'utente a rinunciare.

 
Come salvare i messaggi di posta con Microsoft Outlook
Tutte le versioni di Microsoft Outlook includono l'opzione di esportazione dei messaggi di posta, oltre che di altre funzionalitá quali rubrica e calendario.
Prendo come riferimento Outlook 2016 ma la seguente procedura si addice anche per altre versioni del programma.
Per esportare i tuoi messaggi di posta con Microsoft Outlook, una volta aperta l'applicazione, clicca su "File" sull'angolo superiore sinistro della pagina:



Qui seleziona l'opzione "Import/Export":



Dal menu risultante dovrai selezionare la voce "Export to a file" o "Esporta in un file" se in lingua italiana:



Ora esportiamo i dati in un file PST, selezionando la voce "Outlook Data File(.PST)" e premendo il tasto "Next":



Ora seleziona le caselle di posta che vuoi importare, nell'eventualità che ce ne fosse più di una:



Spuntando la prima casellina consentirai a Outlook di sostituire eventuali file esistenti, evitando di importare duplicati:



Ecco fatto. Finalmente sei riuscito a esportare tutte le tue caselle di posta. Ora potrai decidere di importarle su un altro computer o di conservarle nel caso si presenti la necessità di doverle importare a seguito di qualche problema.

Come importare i dati in Outlook
Ora che abbiamo visto visto come esportare i dati relativi alle tue caselle di posta, vediamo come importarli nuovamente all'interno di Outlook, sul medesimo computer o su un'altra macchina, poco importa.
Per importare i file esportati tramite Outlook, dovrai seguire la stessa procedura eseguita per l'esportazione, con la variante che dovrai selezionare Importa invece che Esporta.
Ripetiamo la procedura iniziale e cliccando su "File" selezioniamo "Import/Export":



Ora nella tendina di Outlook, selezioniamo "Import from another program or file" e clicchiamo sul tasto "Next":



In questo passaggio dovremo indicare al programma di voler importare il file in formato PST che abbiamo precedentemente salvato:



Ora dovremo cliccare sul tasto "Browse..." e selezionare il nostro file PST dall'unità di memoria in cui è stato salvato; indichiamo se vogliamo creare duplicati o meno nella fase di importazione, dopodichè proseguiamo:



Prestiamo bene attenzione a spuntare la casella relativa all'importazione delle sottocartelle, e confermiamo il tutto premendo sul tasto "Finish":



Ora le tue caselle di posta verranno importate all'interno di Outlook, e risulteranno aggiornate alla data in cui hai effettuato l'esportazione dei file.






Salvare i messaggi di posta
In alternativa per salvare i messaggi di posta elettronica, puoi ricorrere a degli appositi software esterni.
 
Ti citeró alcuni software gratuiti dedicati alla creazione di backup delle cartelle di posta elettronica, che puoi testare in prima persona per renderti conto del loro funzionamento:

       
 
Eseguire un backup di sistema
Per salvare i messaggi di posta potresti anche ricorrere a un backup di sistema.
Tale soluzione, pur avendola lasciata per ultima, rappresenta probabilmente la miglior risorsa a tua dispisizione, poiché in un colpo solo otterresti il backup della tua posta elettronica e quello del sistema, rappresentato dal disco C.
Non dovrai piú eseguire due backup distinti, e magari in periodi differenti, ti basterá eseguire un solo backup del sistema per includere anche il salvataggio della posta.
A tal proposito ti invito a leggere la guida "Come eseguire il backup del pc".





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